”Meidän ei tarvitse itse vahtia kaikkea” – proaktiivinen isännöinti vapauttaa hallituksen aikaa
Asunto Oy Espoon Lohikontti kilpailutti isännöintinsä ja valitsi kumppanikseen jo entuudestaan tutun Matinkylän Huollon. Taloyhtiössä asuva hallituksen jäsen Timo Miettinen kertoo, miten muutos on näkynyt taloyhtiön arjessa.
Tuttu kumppani lyhensi siirtymän
Lohikontti on 32 asunnon espoolainen taloyhtiö. Kilpailutuksessa valinta osui Matinkylän Huoltoon, joka oli hoitanut taloyhtiön kiinteistönhuollon jo vuosia.
Isännöinnin vaihdos on taloyhtiölle tyypillisesti raskas hetki: tiedot on siirrettävä, historia käytävä läpi ja uusi isännöitsijä perehdytettävä kiinteistön erityispiirteisiin. Lohikontissa tämä vaihe jäi lyhyeksi.
”Siirtymä oli helppo, koska tiesimme, että Matinkylän Huolto tuntee taloyhtiön jo valmiiksi huoltopalveluiden kautta. Se oli ehkä suurin syy siihen, ettei tiedonvaihtoon mennyt kauheasti aikaa”, Miettinen kertoo.
Talous, kokoukset ja tuttu yhteyshenkilö
Isännöinnin vastuulla on taloyhtiön koko rahaliikenne laskujen maksusta talouden hoitoon.
Taloyhtiöllä on nimetty hallinnollinen isännöitsijä, joka on hoitanut Lohikonttia pitkään. Sama yhteyshenkilö on säilynyt, vaikka Matinkylän Huollossa on vuosien varrella tapahtunut muutoksia.
Kokoukset valmistellaan etukäteen. Isännöitsijä laatii pöytäkirjapohjan, jossa käsiteltävät asiat ovat valmiina kohta kohdalta, ja päätökset kirjataan jo kokouksen aikana. Näin pöytäkirja saadaan nopeasti hallituksen jäsenille tarkistettavaksi.
Yhteydenpito hoituu pääosin sähköpostitse. Puheenjohtaja on muita hallituksen jäseniä useammin yhteydessä puhelimitse, ja kiireellisissä asioissa tartutaan puhelimeen muutenkin. Kokouksia pidetään vain silloin, kun asiat sitä vaativat.
”Isännöitsijämme sanoi, ettei hän halua kokoustaa kokoustamisen takia”, Miettinen kertoo.
Tekninen isännöinti hoitaa kilpailutuksen ja valvonnan
Taloyhtiön viimeaikaisiin hankkeisiin kuuluu aitojen maalausurakka, jossa tekninen isännöitsijä hoiti kilpailutuksen, järjesti valvonnan, tiedotti hallitusta ja kutsui tarvittaessa työmaakokouksiin. Hän osaa myös neuvoa, mitä suunnittelussa on syytä ottaa huomioon.
Teknisen isännöinnin etuja on Miettisen mukaan se, että urakoitsijat seulotaan hallituksen puolesta.
”Matinkylän Huollolla on monta taloyhtiötä hoidettavanaan, joten jokin urakka on aina menossa. He tietävät, mistä kysyä ja millaisia urakoitsijoita kilpailutukseen kannattaa kutsua.”
Kilpailutus järjestetään avoimesti, ja hallitus voi halutessaan kutsua mukaan myös omia ehdokkaitaan, esimerkiksi aiemmista hyvistä kokemuksista tuttuja yrityksiä.
Ero syntyy sähköisistä palveluista
Isännöintiyritysten peruspalvelut ovat Miettisen mukaan pitkälti samanlaisia. Erot löytyvät siitä, miten asiointi on järjestetty.
”Peruspalvelut ovat kaikilla aika lailla samanlaiset, mutta Matinkylän Huollolla on portaalipalvelu, joka tarjoaa hallitukselle ja asukkaille omat sivunsa. Suurin osa asukkaista tuntee sen, ja vikailmoitukset ja huoltopyynnöt on helppo tehdä sinne.”
Muuten isännöinti näkyy asukkaan arjessa vähän – mikä on toimivan isännöinnin merkki.
Paikallinen kumppani on myös fyysisesti tavoitettavissa
Hallituksen kokouksia pidetään tarvittaessa Matinkylän Huollon tiloissa silloin, kun kasvokkain tapaaminen on Teams-kokousta toimivampi vaihtoehto.
”Arvostamme espoolaisena taloyhtiönä sitä, että isännöinti on saavutettavissa Espoosta. Ja kyllä Matinkylän Huollolla on täällä hyvä maine”, Miettinen sanoo.
Hallituksen ei tarvitse seurata kaikkea itse
Yhteistyön selkein hyöty näkyy hallituksen ajankäytössä. Luottamustehtävää hoidetaan oman työn ohessa.
”Isännöinti on hallitukselle älyttömän iso apu. Jokaisella meistä on oma päivätyönsä, eikä esimerkiksi keskellä päivää voi olla kokouksissa”, Miettinen sanoo.
Tärkeimpänä hyvän isännöinnin ominaisuutena hän pitää proaktiivisuutta. Aloite kunnossapidon asioihin tulee isännöitsijältä, ei hallitukselta: vuosikello, tiedotukset ja esimerkiksi lumenhoitoa koskevat kysymykset kulkevat isännöinnin kautta.
”Meidän ei tarvitse itse vahtia kaikkea. Isännöitsijä ehdottaa, kun kunnossapito-ohjelmassa on jokin asia merkitty tälle vuodelle. Se on mielestäni hyvä piirre ja toimii.”
Isännöintikumppanin valintaa pohtiville taloyhtiöille Miettisellä on selkeä neuvo.
”Kannattaa kiinnittää huomiota sähköisiin palveluihin ja siihen, että organisaatio on selkeä. Myös asukkaiden pitää tietää, kehen he ottavat yhteyttä.”